○金山町文書編さん保存規程

昭和39年3月31日

訓令第6号

(趣旨)

第1条 この規程は、金山町役場における文書の編さん保存について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは、町の公文書、図書、官報、県報その他一切の公用の文書をいう。

(分類の基準)

第3条 文書の分類は、次の各号により定め、あらかじめ様式第1号による文書分類届により町長の承認を得なければならない。

(1) 文書は、各課別に類別すること。

(2) 前号の類別は、別表の文書保存年限別の基準表により、次の保存種別にさらに分類すること。

第1種 永久 (符号甲)

第2種 10年 (符号乙)

第3種 5年 (符号丙)

第4種 3年 (符号丁)

第5種 1年 (符号戊)

(文書の編さん)

第4条 文書の編さんは、次の各号の基準による。

(1) 会計に関する文書は会計ごとに、その他の文書は暦年ごとに、処分完結の順序に編さんすること。

(2) 1件の文書で数事件に関連するものは、主たる事件の属する簿冊に編さんし、他の関連ある簿冊には、様式第2号の参照表を編入すること。

(3) 1年分の文書の厚さが4センチメートルに満たないときは、数年分を合わせて編さんし、9センチメートルを超えるときは、分離できない場合を除き、分割して編さんすること。

(4) 簿冊には、1冊ごとに様式第3号の目次を付けること。

(5) 簿冊には、表紙を調製し、様式第4号の簿冊名票を付すること。

2 臨時の事件に関する文書で前項の規定によることができないものは、総務課に合議して、特別の取扱をすることができる。

(簿冊の引継)

第5条 会計に関する文書は毎年7月末日までに、その他の文書は毎年3月末日までに編さんし、様式第5号の簿冊引継書とともに総務課に引継がなければならない。ただし、例規等の文書で事務処理上規範となるもの又は執務のため常に閲覧する必要のある簿冊は、様式第6号の留置簿冊届により、総務課長の承認を得て各課で留置することができる。

(簿冊の収蔵)

第6条 総務課長は、前条の引継を受けたときは、編さんの適否を審査し、適当でないものについては改めさせた後、その他については、直に様式第5号の簿冊原簿に登録したうえ、書庫に収蔵しなければならない。ただし、第3種から第5種に属する文書は、簿冊原簿の登録を省略することができる。

(保存文書の閲覧)

第7条 書庫に収蔵した文書(以下「保存文書」という。)は、総務課長の承認を得なければ閲覧することができない。

2 総務課長は、様式第7号による保存文書閲覧簿を備え、前項の承認をしたときは、所定の事項を記載させたうえ、閲覧させなければならない。

(保存文書の転貸及び持出禁止)

第8条 借覧中の保存文書は転貸し、又は庁外に持出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書の閲覧及び謄写の禁止)

第9条 保存文書は、庁員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、総務課長の許可を得たときは、この限りでない。

(廃棄)

第10条 保存期間が満了した保存文書は、総務課において関係課に合議し町長の決裁を経て廃棄するものとする。

2 保存期間が満了しない文書であつても、総務課長において保存の必要がないと認めたものは、前項の手続を経て廃棄することができる。

(廃棄文書の処理)

第11条 保存文書を廃棄するときは、その年月日を保存簿冊原簿に記入し、保存文書中印形の移用のおそれがあるもの又は他人に見られることをさける必要があるものは塗り消し、又は切り取つて、廃棄しなければならない。

(検査)

第12条 総務課長は、書庫の保管状況を常に検査しなければならない。

(火気の使用禁止)

第13条 何人も、書庫内で喫煙し、又は火気を使用してはならない。

附 則

1 この訓令は、昭和39年4月1日から施行する。

2 この訓令施行の際現に編さん保存されている文書は、この訓令の当該規定により編さん保存された文書とみなす。

3 文書保存取扱要領(昭和37年1月22日決裁)は、廃止する。

別表 文書保存年限基準表

第1種 (永久保存)

(1) 町議会に関する重要なもの

(2) 条例、規則、告示、訓令、訓達、指令の原議並びに関係書類

(3) 町史の資料となるもの

(4) 国又は県の訓令、指令、例規、重要なる通牒及び往復文書で永久保存の必要があるもの

(5) 町広報

(6) 職階、進退、賞罰、身分等の職員の人事に関する書類で重要なもの

(7) 褒賞及び儀式に関する文書

(8) 不服申立て、訴訟及び和解に関する重要なもの

(9) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

(10) 事務引継に関する重要なもの

(11) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

(12) 財産、公の施設及び町債に関するもの

(13) 町税徴収に関するもの

(14) 寄附受納に関する重要なもの

(15) 認可、許可又は契約に関するもの

(16) 町及びその区域内の字境界又は名称等に関するもの

(17) 事業及び事業計画に関する重要なもの

(18) 工事に関する特に重要なもの

(19) 原簿、台帳等で特に重要なもの

(20) 簿冊原簿、簿冊引継書

(21) 法令に基づく各種台帳

(22) 公印に関する重要書類

(23) その他永久保存の必要を認められるもの

第2種 (10年保存)

(1) 町議会に関するもの

(2) 備品の出納に関する重要なもの

(3) 予算、決算及び出納に関する重要なもの

(4) 補助金に関する重要なもの

(5) 職員の人事に関するもの

(6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(7) 原簿、台帳等で重要なもの

(8) 租税その他各種公課に関するもの

(9) 外国人登録に関するもので重要なもの

(10) 行政庁への報告及び往復文書で永久保存の必要なもの

(11) 事務監査に関するもの

(12) 文書整理簿

(13) その他10年保存の必要を認められるもの

第3種 (5年保存)

(1) 外国人登録に関するもので第2種以外のもの

(2) 消耗品及び材料に関する重要なもの

(3) 調査、統計、報告、証明等に関するもの

(4) 財産及び公の施設に関する重要でないもの

(5) 給与に関する重要なもの

(6) 重要文書の発受に関するもの

(7) 工事又は物品に関する重要でないもの

(8) 官報、県公報

(9) その他5年保存の必要を認められるもの

第4種 (3年保存)

(1) 消耗品及び材料に関するもの

(2) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの

(3) 予算、決算及び出納に関する重要でないもの

(4) 給与に関するもの

(5) 照会、回答その他往復文書に関するもの

(6) その他3年保存の必要を認められるもの

第5種 (1年保存)

第1種から第4種以外のもので、おおむね次に掲げるもの

(1) 文書の収受、発送、処置に関するもの

(2) 出勤、早退、休暇、出張等の届に関するもの

(3) 欠席、忌引、身分、住所等の届けに関するもの

(4) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

(5) 軽易な照会、回答、その他の文書

(6) 処理を終つた一時かぎりの願書及びこれに類するもの

金山町文書編さん保存規程

昭和39年3月31日 訓令第6号

(昭和39年3月31日施行)