○金山町役場処務規則

昭和39年3月31日

規則第13号

目次

第1章 総則(第1条・第1条の2)

第2章 削除

第3章 文書事務

第1節 通則(第10条―第14条)

第2節 文書の収受及び配布(第15条―第22条)

第3節 文書の処理(第23条―第39条)

第4節 文書の施行(第40条―第47条)

第5節 文書の整理(第48条・第49条)

第4章 服務(第50条―第61条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 金山町役場における処務については、別に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。

(この規則によりがたい事件の処理)

第1条の2 事務処理について、この規則により難い事件が発生したときは、町長の指揮を受けなければならない。

第2章 削除

第2条から第9条まで 削除

第3章 文書事務

第1節 通則

(定義)

第10条 この章において「文書」とは、事務執行上の意識を記載し、上司の決裁又は閲覧を要する書類、冊子その他の物件をいう。

(文書取扱の責任区分)

第11条 文書取扱の責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 収受、配布、発送、保存及び廃棄 総務課

(2) 受付、起案、回議、決裁、浄書、校合、整理、保管、編集及び引継 主管課

(帳票)

第12条 総務課には、次の帳票を備えなければならない。

(1) 文書発送簿 (様式第1号)

(2) 親展文書、書留、電報交付簿 (様式第2号)

(3) 重要物件処理簿 (金券整理票) (金山町財務規則(昭和58年金山町規則第9号。以下「財務規則」という。)の定めるところによる。)

(4) 証明文書簿 (謄抄本証明、閲覧、交付申請書) (財務規則の定めるところによる。)

(5) 秘密文書処理簿 (様式第3号)

(6) 令達番号簿 (様式第4号)

(7) 郵便切手受払票 (様式第5号)

(8) 後納郵便物発送票 (様式第6号)

(9) その他必要な帳票

2 各課(室を含む。以下同じ。)には、文書発送簿その他必要な帳票を備えなければならない。

(閲覧)

第13条 文書(秘密文書を除く。)は、公務のほかは主務課長の許可を得ないで、他人に謄写若しくは閲覧せしめ、又はその謄本を与えてはならない。

(文書の格納)

第14条 重要文書は、非常持出の表示のある適当な容器に格納しなければならない。

第2節 文書の収受及び配布

(文書の収受)

第15条 役場に到達した文書は、総務課において収受するものとする。

(総務課における普通文書の取扱)

第16条 収受した文書は、次項及び次条の規定により処理するもののほか、速やかにこれを主務課に配布するものとし、主務課においてこれに受付日付印、文書公開の可否に関する印及び文書保存年限印を押印し、文書の種類に応じて文書公開の可否及び文書保存年限の区分に丸印を付すものとする。

2 異議申立書、審査請求書その他受付の日時が権利の得喪又は変更にかかる文書と認められるものは、受付印に収受時刻を明記し、かつ、取扱者の認印を押し、その封皮を添付して配布しなければならない。

(総務課における特殊文書の取扱)

第17条 親展文書及び秘密文書は、開封せず、親展文書、交付簿又は秘密文書処理簿に所要事項を記入のうえ、直接名宛人に配布する。

2 前項の規定により直接名宛人に配布された文書で、その内容が一般文書として取り扱うべき性質のものであるときは、総務課に返付し、総務課においては、前条の手続をとらなければならない。

(関連文書の取扱)

第18条 複数の課に関連のある文書は、最も関係の深い課に配布する。当該文書を配布された課は、速やかに関係課に当該文書の写を送付するか、又は急を要する場合は、関係課長の閲覧に供さなければならない。

(重要物件の取扱)

第19条 文書に現金、金券、有価証券(以下「重要物件」という。)が添付されているときは、その旨を封皮に記入し、重要物件にあつては更に金券整理票に記入のうえ、会計管理者に送付し、その受領印を受けなければならない。

(配布文書の返付)

第20条 各課において、その主管に属さない文書が配布されたときは、配布された課において速やかにその所管する課に転送するものとする。

(収受文書の返還等)

第21条 収受した文書で金山町の主管に属しない文書は、総務課において返還又は転送の手続をとるものとする。

(送料未納等の文書の取扱)

第22条 送料の未納若しくは不定の文書で官公署又は学校の発送にかかるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を払い、これを収受することができる。

第3節 文書の処理

(文書処理)

第23条 各課の主管にかかる文書は、課長が査閲し、処理の要旨を指示して課員に交付する。この場合、特に重要、異例又は疑義あるものについては課長は、あらかじめ上司の指示を受けなければならない。

(起案)

第24条 文書の起案は、様式第7号による起案用紙を用いなければならない。

2 証明は、謄抄本証明、閲覧、交付申請書によらなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、文例のあるもの又は軽易な事件で起案用紙を用いる必要のないと認めるものはその文書の余白に伺印を押し、定例の事件については、一定の簿冊をもつて回議することができる。

(起案書の記載上の注意)

第25条 起案書には、必要により、本文の前に起案の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。

(決裁文書)

第26条 町長又は副町長の決裁を要する文書が決裁になつたとき(他の執行機関と合議を要するものについては合議を終えたとき)は、総務課において主務課に返付しなければならない。

2 文書が決裁になつたときは、その主務課において、原議に決済の年月日を記入しなければならない。

(合議)

第27条 他課の主管事務に関係ある起案は、その関係ある課に合議しなければならない。

2 合議された案に対して異議のあるときは、口頭をもつて協議し、協議のととのわないときは、上司の裁断を受けるものとする。

(法令審査)

第28条 条例議案、規則案その他法務に関する文書の起案は、関係課の合議を経て、総務課において審査を受けなければならない。

第29条 削除

(急施を要する文書)

第30条 急速に処理を要する文書には、その欄外に赤色の紙片をはりつけるものとする。

(廃案文書)

第31条 廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書する。

(秘密文書の種類)

第32条 秘密文書については、秘密保全の必要度に応じて、次の3種類に区分する。

(1) 極秘 秘密保全が、最高度に必要であつて、その漏えいが町の利益に損害を与えるおそれのあるもの

(2) 秘 極秘につぐ程度の秘密であつて、関係者以外には知らせてはならないもの

(3) 部外秘 以上のいずれの区分にも属さない秘密であつて通常部門の使用のみにとどまるもの

(秘密文書の表示)

第33条 秘密文書は、その区分を表わす「極秘」「秘」及び「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(秘密文書番号)

第34条 秘密文書の番号には、種類別(「極秘」「秘」「部外秘」)記号を付し、その番号は、毎年4月1日をもつて更新する。

(秘密文書の取扱等)

第35条 「極秘」の文書取扱責任者及び文書保管責任者は、総務課長とする。

2 「秘」及び「部外秘」の文書取扱責任者及び文書保管責任者は、主務課長とする。

(秘密の保持)

第36条 職員は、秘密文書を関係者以外に漏えいしてはならない。

(秘密文書の処理)

第37条 秘密文書を作成したときは、秘密文書処理簿に記載しなければならない。

(電話等による聞取)

第38条 各課において電話又は口頭で受理した事件は、様式第8号による聞取票に記載し、他課に属するものは、第23条の手続をしなければならない。ただし、軽易なものは直接主務課の長に回送することができる。

(文書のつづり)

第39条 文書は、1件ごとに、起案から完結に至るまで一括してつづるものとする。

2 処理の完結した文書には、「完結」の印を押印するものとする。

第4節 文書の施行

(施行の方法及び表示)

第40条 決裁済の文書の施行は、おおむね、次の種別によるものとし、起案書の所定欄にその旨を当該各号に定めるところにより明示しなければならない。

(1) 郵送による場合 「親展」「速達」等

(2) 使送による場合 「使送」

(3) 電報による場合 「電報」

(4) 電話による場合 「電話」

(記号、番号及び日付の整理)

第41条 決裁済の文書は、次の要領により、直ちに、記号、番号及び日付の整理をしなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示の記号及び番号は、令達番号簿により整理すること。

(2) 証明文書の記号、番号及び日付は、謄抄本証明、閲覧、交付申請書により整理すること。

(浄書及び校合)

第42条 決裁済の文書で浄書を要するものは、主務課において浄書するものとする。

第43条 浄書を終つた文書は、起案書と校合のうえ、起案書の所定欄に浄書者及び校合者の認印を押印しなければならない。

(公印の使用)

第44条 発送する文書には、主務課において金山町公印規程(昭和36年金山町訓令第3号)の定めるところにより公印及び契印を押印しなければならない。

(発送の手続)

第45条 発送文書は、特定のものを除くほか、すべて退庁時限1時間前までに総務課に回付しなければならない。ただし、急施を要する場合は、この限りでない。

第46条 発送文書は、主務課において発送の年月日等必要な事項を文書発送カードに記入し、原議には執行年月日を記入し、取扱者が押印しなければならない。

第47条 総務課において文書を発送したときは、郵便切手受払票又は後納郵便物発送票に記入しなければならない。

第5節 文書の整理

(完結文書)

第48条 文書の処理が完結したときは、主務課において起案書の所定欄に完結の認印を押印し、かつ、金山町文書編さん保存規程(昭和39年金山町訓令第6号)の定めるところにより整理しなければならない。

(引継)

第49条 完結文書は、金山町文書編さん保存規程の定めるところにより、編さん保存の手続をして、総務課に引き継がなければならない。

第4章 服務

(登庁)

第50条 職員は、出勤時間を厳守し、出勤したときは、様式第9号による出勤簿に自ら押印しなければならない。

2 前項の出勤簿は、各課において管理し、当該年分が完了したときにおいて総務課に引き継ぐものとする。

第51条 削除

(時間外登退庁)

第52条 勤務時間外又は休日に登庁した者は、その登退庁を当直者に通知しなければならない。

(旅行届)

第53条 休日を除き、2日以上にわたり私用のため旅行しようとするときは、その期間及び連絡先を届け出なければならない。

(官公庁への出頭の届出)

第54条 職員が裁判所の召喚に応じ、又は国会及び地方議会の調査に応じて出頭する場合は、その内容、期日及び出頭先を届け出なければならない。

(新任者の書類提出)

第55条 新任者は、着任のとき、履歴書、服務の宣誓書及び様式第10号による身元保証(変更)書を主務課長を経て総務課長に提出し、併せて使用する印鑑を総務課長に届け出なければならない。履歴事項、身元保証及び印鑑を変更したときも、また同様とする。

(転籍等の届出)

第56条 転籍、転居、改氏名その他届出事項に異動があつた者は、直ちに様式第12号又は様式第13号によりその旨を届け出なければならない。

(事務引継)

第57条 退庁後監守を要する物品は、退庁の際当直員に引き継がなければならない。

第58条 転任、転勤、退職又は休職の場合は、すみやかに担任事務並びにその保管にかかる文書及び物件を後任者又は所属課長の指定した者に様式第13号の2による事務引継書とともに引き継がなければならない。ただし、引継は、その引渡を受ける者の上司が立合つて行うものとする。

(出張命令)

第59条 職員の出張命令は、別に定めるところにより行う。

(出張中の事故)

第60条 出張中次の各号の1に該当する場合においては、その理由を具し、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(1) 日程又は用務地の変更をする必要があるとき。

(2) 疾病その他事故により執務することができないとき。

(3) 天災事変等のため旅行を継続することができないとき。

(出張の復命)

第61条 出張をおえたものは、直ちに口頭で復命し、重要なものについては更に書面(様式第14号)で復命しなければならない。

附 則

1 この規則は、昭和39年4月1日から施行する。

2 金山町処務規程は、廃止する。

附 則(昭和40年3月16日規則第12号)

この規則は、昭和40年4月1日から施行する。

附 則(昭和41年12月26日規則第17号)

1 この規則は、昭和42年1月1日から施行する。

2 第29条に規定する文書の番号は、昭和41年度に限り、昭和41年1月1日から昭和42年3月31日までの一連番号とする。

附 則(昭和43年6月29日規則第4号)

この規則は、昭和43年7月1日から施行する。

附 則(昭和44年3月31日規則第21号)

この規則は、昭和44年4月1日から施行する。

附 則(平成7年3月13日規則第6号)

この規則は、平成7年4月1日から施行する。ただし、この規則の施行の際現にあるこの規則による改正前の様式第7号(甲)の様式による用紙については、当分の間これを取り繕つて使用することができる。

附 則(平成14年12月25日規則第17号)

この規則は、平成15年1月1日から施行する。

附 則(平成16年8月20日規則第13号)

(施行期日等)

1 この規則は、公布の日から施行し、平成16年4月1日から適用する。

(経過措置)

2 平成16年4月1日現在、身元保証に係る変更があるすべての職員は、改正後の規則第55条後段の規定を適用し、その後に変更があつた職員も、また同様とする。

附 則(平成19年3月26日規則第3号)

(施行期日)

1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年7月5日規則第5号)

この規則は、公布の日から施行する。

様式第11号(職員印鑑簿) 削除

金山町役場処務規則

昭和39年3月31日 規則第13号

(平成19年7月5日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町  長/第1節 事務分掌
沿革情報
昭和39年3月31日 規則第13号
昭和40年3月16日 規則第12号
昭和41年12月26日 規則第17号
昭和43年6月29日 規則第4号
昭和44年3月31日 規則第21号
平成7年3月13日 規則第6号
平成14年12月25日 規則第17号
平成16年8月20日 規則第13号
平成19年3月26日 規則第3号
平成19年7月5日 規則第5号